La importancia de la digitalización

José A. Herce

José A. Puertas

Socios fundadores de LoRIS

LAS CUATRO REGLAS… DIGITALES

¿Qué es la digitalización? ¿Por qué es tan importante? ¿Qué opciones hay? ¿Existe una alternativa a no hacerse “digital”? ¿Por qué la digitalización es clave en las políticas de, prácticamente, todas las áreas de actividad? ¿Por qué es clave en mi actividad?

 

La “revolución digital” es la tercera gran revolución que protagoniza la humanidad desde la revolución cognitiva que nos hizo la especie que somos. La primera de estas revoluciones tan trascendentales fue la Revolución Neolítica, la segunda fue la (gran) Revolución Industrial y la tercera, que ya nos apresuramos a decir que no es una revolución industrial propiamente dicha, es la Revolución Digital.

Entre las dos primeras mediaron diez milenios aproximadamente, durante los cuales la humanidad vio muchas oleadas de cambio revolucionario, si se quiere, pero ninguno como la domesticación de animales y plantas que caracterizó a la primera y la explosión de las fuerzas productivas y la división del trabajo que caracterizó a la segunda.

 

Entre la gran revolución industrial y la revolución digital apenas han transcurrido dos siglos. Es decir, desde la segunda mitad del siglo XVIII hasta la segunda mitad del siglo XX. Ambas revoluciones, bien documentadas, empezaron con signos de increíbles proezas humanas en los campos de, respectivamente, la división del trabajo y la información.

 

Pero las tres revoluciones a las que aludimos tuvieron algo en común: la radical transformación de la mentalidad colectiva, las fuerzas productivas y el comportamiento individual, en todos los ámbitos de la existencia. Para bien y para mal.

 

La Revolución Digital, cuyos orígenes hay que situar en el inicio de la primera mitad del siglo XX con la introducción de portentosas máquinas de cálculo automático masivo, ha cruzado el umbral del siglo XXI con avances inusitados en materia de Inteligencia Artificial. Hasta hoy ha demostrado una nunca vista capacidad para abordar los problemas más complejos que comporta el tratamiento de la información, del tipo que sea, y la toma autónoma de decisiones basada en información recibida automáticamente y en tiempo real mediante multi-sensores situados en todo lo que se mueve y en lo que no se mueve también.

 

Cunde la sensación de que, mucho más allá de la economía (no digamos de la industria), la digitalización lo permea todo. Esta es la pasta de la que está hecha una gran revolución capaz de cambiar la forma de pensar, la organización de la sociedad y las premisas ideológicas que gobiernan los pilares de la vida cotidiana, la gobernanza y el orden social general.

 

Para dar respuesta a las preguntas que nos hacíamos al principio de esta entrada vamos a comenzar por el concepto más básico. Nuestros ordenadores, teléfonos y demás dispositivos trabajan con ingentes cantidades de “ceros” y “unos” exactamente ordenados, los cuales se almacenan, circulan, procesan y se gestionan como información pura con múltiples fines.

 

La digitalización sería la conversión y almacenamiento de cualquier tipo de información (por ejemplo, la temperatura de nuestra casa o el número de teléfono y la dirección de un mutualista) como una serie única de lo que se conoce como “bits”, es decir, un 0 o un 1. Así, una posible serie de tres bits sería “011”. Cada secuencia agrupada de ocho 0 y/o 1 (8 bits) formarían un “byte”. De esta manera, con una cadena como “01011011”, tendríamos un byte que se simboliza con una “B”, mientras que el bit se simboliza mediate una “b”. De esta forma un Kb serían 1.000 posiciones de 0 y/o 1, mientras que un KB serían 8.000 posiciones de 0 y/o 1. Para expresar el enorme volumen de información digitalizada que pueden llegar a manejarse se utilizan también los símbolos “M” (mega), “G” (giga) y “T” (tera) de forma que cada uno de ellos representa 1.000 veces el anterior (un MB son 1.000 KB y un GB son 1.000 MB o 1.000.000 KB, y lo mismo si usamos “b” en vez de “B”).

 

Para acercar estos símbolos a nuestra experiencia cotidiana, cuando nuestra operadora de telefonía móvil nos dice que el servicio de fibra es de 500 Mb significa que pueden llegar a nuestro dispositivo un flujo de hasta 500 millones de 0 y/o 1 cada segundo, o más propiamente 500 Mbps.

 

Pero no sólo es necesario transformar la información (cualquier tipo de información) en bits o pasar esta información a un soporte digital. Esta organización de la información sería un primer paso en un concepto muy amplio de lo que denominamos “digitalización”.

 

Dentro del ámbito empresarial, se ha de considerar que esa información tiene una utilidad y está destinada a un fin; por tanto, ha de ser almacenada y estructurada de una manera que responda a objetivos, como (i) satisfacer las necesidades cotidianas de la organización de una compañía, (ii) gestionar los datos y la información como un activo estratégico de la misma o (iii) posibilitar la disponibilidad de información con datos de calidad para usuarios autorizados y explotarlos para su uso en la toma de las decisiones con los aplicativos adecuados.

 

Por ejemplo, tanto si guardamos DNI escaneados o si guardamos los campos de nombre apellidos, número de documento o fecha de nacimiento, hemos de hacerlo en un lugar donde cualquier usuario que lo necesite sepa dónde acudir y qué hacer con esa información, saber a quién corresponde esa información a clientes, posibles clientes o proveedores.

 

En la actualidad, la mayoría de las empresas españolas tienen cierto grado de digitalización, desde la utilización de aplicaciones ofimáticas a la conexión a internet. Si se digitalizara el conjunto de aplicaciones que se utilizan en la empresa, desde la contabilidad, aplicación para la gestión técnica/negocio, CRM, siniestros o RR.HH. por citar algunas, se podría llegar a realizar todos los trámites internos (procesos) se podría prescindir del uso del papel y desaparecerían las papeleras.

 

La digitalización causa vértigo, entre otras cosas porque si no vemos el papel nos parece que no vemos nada. Afortunadamente tenemos las pantallas.

 

En términos generales, en toda compañía, las distintas unidades de negocio son las propietarias de los datos que su actividad genera, mientras que el departamento de tecnología proporciona la estructura y los procesos necesarios. Cada departamento generador de datos es el propietario de estos. Ellos son los expertos en cada área de actividad de la empresa y toman la responsabilidad acerca de la calidad del dato y de su uso.

 

No se trata de almacenar cada dato sin más. Se han de cumplir ciertas normas para mantener la calidad del dato. Un dato erróneo termina en una decisión errónea, aunque la severidad o impacto negativo de dicha decisión tenga una escala muy amplia. Pero no sólo ese sería su impacto, una mala calidad del dato disminuye el valor de la gestión de los recursos, financieros, humanos y de todo tipo. Disminuye la eficacia y se elevan los costes, provoca la indecisión en acciones comerciales que a su vez provocan la indecisión en el lanzamiento de nuevos productos e influye negativamente en el mantenimiento de las relaciones contractuales.

 

No debe olvidarse que la legislación actual en materia de seguros, por ejemplo, tanto en el Reglamento de Ordenación como en Actos Delegados (Solvencia II) ya destaca la importancia, y demanda la necesidad, de prestar atención a la calidad de los datos.

 

Por su parte, la evolución en la digitalización, que se inicia con la gestión del dato, nos lleva a la digitalización de procesos, que evidentemente depende de haber digitalizado previamente documentos e información. Los procesos han de adaptarse a las necesidades del usuario final y estar basado en el dato único o, dicho de otra forma, un dato que tenga el mismo significado y valor en toda la organización. Implantar procesos, políticas y soluciones para gobernar, proteger, mantener y usar los datos y la información que generan, mejorar y validar la calidad de los datos generados, considerando que la información proviene de diferentes fuentes o entornos en los sistemas de información.

 

Hemos de distinguir también entre lo que entendemos por digitalización, como se acaba de explicar, y lo que denominamos “transformación digital”. Esta última busca solucionar los problemas que plagan el funcionamiento óptimo del negocio aplicando la mejor tecnología posible.

 

La eliminación del documento físico y la existencia de registros digitales simplifica el acceso y el almacenamiento de información/documentos, evita que tenga que haber un espacio destinado a ellos, además no es necesario preocuparse de su conservación ya que no se deteriora. Reduce el coste y el acceso es inmediato en cualquier momento y desde prácticamente cualquier lugar. Las ventajas de la digitalización son evidentes.

 

Pero quizás la ventaja más importante es la del incremento de la productividad al evitar emplear tiempo en tareas de escaso o nulo valor añadido, como los desplazamientos a búsquedas de documentos o archivado. Si, además, los procesos están bien diseñados y son ágiles, la productividad se dispara. No olvidemos que las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos y que la digitalización hace a las economías, sectores y empresas más productivos. Ser más productivo no implica solo trabajar con menos recursos, significa asignarlos de una manera más eficiente para dar un servicio mejor y de más calidad. Facilita e Incentiva el trabajo en equipo, cuanto más fácil sea compartir (digitalmente) más eficiente será la colaboración.

 

Favorece la diferenciación de la competencia Una mayor y mejor digitalización puede hacernos diferentes de la competencia y más probabilidad de ser elegidos por los posibles clientes. No es lo mismo tener a un cliente esperando quince minutos para formalizar un contrato que tenerlo cinco minutos.

 

Por supuesto también existen inconvenientes como pueden ser los costes de mantenimientos y licencias, adquirir y mantener equipos de tratamiento de la información, sin olvidar la gestión de las copias de seguridad y los recursos necesarios para garantizar la continuidad del negocio, como hemos podido comprobar durante la pandemia de 2020. Pero quizá el mayor reto es la necesidad de contar con personal dotado de perfiles tecnológicos y especializados que de soporte a los nuevos procesos basados en la digitalización.  

 

¿Realmente compensa la digitalización? La respuesta es sí, las ventajas superan a los inconvenientes. Si comparamos la cantidad de información que se puede manejar respecto a su coste total, esta magnitud no ha dejado de crecer con la digitalización. No olvidemos que en el sector servicios, pero no solo en este sector, la información es fundamental (registro y seguimiento de asegurados, por ejemplo) y la eficiencia en su tratamiento es crucial. Si algo caracteriza a la digitalización es la irreversibilidad.

 

La digitalización hoy exige la transformación de nuestros sistemas educativos y formativos, también. Las cuatro reglas (matemáticas) básicas, la alfabetización de la población en la lectura y la escritura, la obtención del carné de conducir o el aprendizaje de idiomas han sido los elementos clave del progreso económico y social durante el siglo XX. Ya estamos en el siglo XXI y, además de los anteriores (más nos vale no descuidarlos), las reglas básicas de la digitalización deben estar también en la base de la formación de las nuevas generaciones, desde la educación primaria más elemental.

Fecha de publicación

06/07/2022